Como Proteger os Dados de Funcionários: LGPD e o Papel da Certificação Digital

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, as empresas foram obrigadas a reformular seus processos internos, adotando medidas mais rigorosas para garantir a privacidade, segurança e transparência no tratamento de dados pessoais.

A LGPD introduziu uma série de direitos e responsabilidades tanto para os titulares de dados quanto para as empresas que os controlam. Isso exigiu que as organizações brasileiras investissem em tecnologias e profissionais capacitados para assegurar a conformidade com a legislação.

Segundo a pesquisa TIC Provedores, do Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação, 40% das empresas no Brasil já criaram departamentos específicos para cuidar da proteção dos dados pessoais coletados.

Neste artigo, abordamos os principais aspectos da LGPD, como ela influencia as relações trabalhistas e os benefícios da certificação digital para proteger os dados dos colaboradores.

Histórico da LGPD

A Lei nº 13.709/2018, mais conhecida como LGPD, regulamenta o tratamento de dados pessoais no Brasil, seja por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. Ela foi inspirada no Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia, que começou a ser aplicado em 2018.

A LGPD define dados pessoais como qualquer informação relacionada a uma pessoa física identificada ou identificável, incluindo nome, CPF, endereço, e-mail e telefone. Para fiscalizar a aplicação da lei, foram criados dois órgãos: a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), ligada ao governo federal, e o Conselho Nacional de Proteção de Dados Pessoais e da Privacidade (CNPD), com representantes da sociedade civil.

Para garantir o cumprimento da LGPD e evitar penalidades, tanto administrativas quanto judiciais, é fundamental que as empresas adotem soluções tecnológicas, como a certificação digital, para autenticar a assinatura dos colaboradores de forma segura.

Impacto da LGPD nas Relações de Trabalho

A LGPD afeta diretamente as relações trabalhistas, pois as empresas lidam com dados pessoais dos colaboradores diariamente, desde o processo de recrutamento até a rescisão de contratos. Informações como RG, CPF, carteira de trabalho e comprovante de residência são frequentemente solicitadas e armazenadas.

Além disso, muitas empresas terceirizam serviços que envolvem o tratamento de dados, como a gestão de folha de pagamento, planos de saúde, vale-transporte e vale-refeição. Todos esses dados precisam ser tratados com base nas diretrizes da LGPD, garantindo que sejam manipulados de forma lícita, transparente e segura.

A lei também se aplica a candidatos a vagas, ex-colaboradores e prestadores de serviços temporários. Por isso, o setor de RH deve ter um cuidado especial na coleta, armazenamento e descarte de informações, assegurando que os dados sejam usados apenas para fins específicos e armazenados pelo tempo necessário.

Certificação Digital: Garantia de Assinaturas Seguras

A certificação digital é uma tecnologia que autentica a identidade e valida a assinatura eletrônica em documentos e transações online. Utilizando um par de chaves criptográficas (pública e privada), geradas por uma Autoridade Certificadora credenciada, essa solução permite a assinatura digital com validade jurídica.

Ferramentas como o D4SIGN oferecem um ambiente seguro para a assinatura de documentos, com cerca de 14 pontos de autenticação e validade jurídica assegurada.

Medidas para Proteger os Dados dos Funcionários

Garantir a segurança dos dados é uma preocupação crescente nas empresas, especialmente para o setor de recursos humanos. Abaixo estão algumas estratégias essenciais para proteger as informações sensíveis dos colaboradores:

1. Armazenamento em Nuvem: Serviços de armazenamento na nuvem, como Google Drive, Dropbox e SULTS, oferecem segurança avançada com criptografia, backups e monitoramento contínuo.
2. Criptografia de Dados: A criptografia transforma dados em códigos ilegíveis, protegendo informações confidenciais mesmo em caso de vazamento. Ferramentas como BitLocker, FileVault e VeraCrypt são opções viáveis.
3. Login Único (SSO): O Single Sign-On (SSO) permite que colaboradores acessem várias plataformas com uma única credencial, aumentando a segurança e facilitando a gestão de acessos. Google Workspace e Microsoft Entra ID são exemplos de ferramentas que implementam essa tecnologia.
4. Proteção de E-mail Corporativo: Implementar soluções de autenticação, como SPF, DKIM e DMARC, previne ataques de phishing e spoofing em e-mails corporativos.
5. Política de Segurança da Informação: É essencial criar uma política formal que defina diretrizes para o tratamento de dados na empresa. A Get Privacy oferece um modelo de política de segurança da informação adaptado à LGPD.
6. Firewall: Um firewall eficiente controla o tráfego de dados, bloqueando ameaças como malwares e hackers. Ferramentas como Norton e Kaspersky são amplamente recomendadas.
7. Monitoramento de Rede: Ferramentas como Wireshark e Nagios Core monitoram a rede em tempo real, detectando ameaças e garantindo o funcionamento seguro dos sistemas.
8. Backups Regulares: Realizar backups periódicos protege os dados contra ataques como o ransomware. Ferramentas como Cobian Backup ajudam a automatizar esse processo.

Implementar essas práticas ajuda as empresas a garantir a conformidade com a LGPD e a proteger os dados pessoais de seus colaboradores, fortalecendo a segurança e a confiança no ambiente de trabalho.